Реінжиніринг бізнес-процесів: поняття, цілі, принципи

Управління реинжинирингом бізнес-процесувключає в себе сукупність методів і прийомів. Вони використовуються організацією для успішної проектування своєї діяльності. Відбувається це відповідно до поставлених цілей.

Реінжиніринг бізнес-процесів має на увазіповне переосмислення і подальшу перепланування всіх організаційних процесів. Це необхідно для досягнення поставлених цілей і завдань. Покращення можуть відбуватися дуже різко, стрибками. Незважаючи на це, організація здатна досягти успіху і внести бажану коригування у вартість товарів і послуг, якість послуг, що надаються, поліпшення сервісу по обслуговуванню.

складові визначення

Визначення реінжинірингу бізнес-процесів включає в себе чотири основних слова: фундаментальність, радикальність, різкість, процес.

Фундаментальність входить в першу стадію, в якій потрібно відповісти на ряд питань, що відносяться до основних:

1. Чому організація займається саме цією діяльністю, а не чимось іншим?
2. Чому свою роботу організація виконує саме цими способами і не впроваджує інші варіанти?
3. Який організація планує стати в кінцевому підсумку і якою вона себе бачить через кілька років?

Фахівці, які відповідають на ряд цихпитань, повинні переосмислити чинні правила по веденню діяльності. Найчастіше вони можуть виявитися застарілими, неефективними і не можуть застосовуватись до конкретного виробництва.

Радикальність відноситься до перепланування веденнядіяльності. Зміни відбуваються не просто поверхнево. Зміні піддається вся діюча система. Власнику бізнесу пропонують варіанти, втілення яких здатне змінити все виробництво.

Різкість. Реінжиніринг бізнес-процесів не використовується в тих випадках, коли потрібно поліпшити і збільшити показники одержуваного доходу на певний відсоток, максимум до 100%. Доцільність використання обумовлена ​​тільки в тому випадку, якщо підприємець бажає збільшити показники на 500% і більше. У таких випадках відбувається повна заміна використовуваних методів для ведення бізнесу та виробництва товарів. На зміну їм приходить все нове.

Управління реинжинирингом бізнес-процесумає на увазі використання в компанії нових методів покроково, завдяки яким можна створити абсолютно новий товар, який є на даний момент актуальним для споживача. Грамотно розроблені процеси дозволяють організації досягти поставлених цілей і вирішити ряд завдань.

Для яких організацій можна використовувати реінжиніринг?

На даний момент все розрізняють три види організацій, яким необхідно скорегувати або повністю змінити свою роботу:

• Організаціям, які знаходяться на стадіїбанкрутства. Найчастіше це пов'язано з тим, що ціни на товари і послуги встановлені значно вище, ніж у конкурентів, або якість не відповідає заявленій вартості. Якщо вчасно не вжити заходів, то організація може бути ліквідована через деякий час.

• Організаціям, у яких на даний моментвідсутні проблеми і складнощі з веденням діяльності, але вони можуть з'явитися через деякий час і негативно відбитися на бізнесі. Такі проблеми можуть бути пов'язані зі збільшенням на ринку товарів і послуг конкурентів або зміною потреб покупців.
• Організаціям, у яких відсутні проблеми, алевласник бізнесу дивиться в майбутнє. Він бажає запобігти проблемам, які можуть виникнути на шляху компанії. Такі організації переважно відносяться до лідерів. Їх маркетингова політика агресивна, вони не задовольняються хорошим становищем на ринку, вони постійно хочуть поліпшення в робочих процесах.

Таким чином, до основних завдань реінжинірингубізнес-процесів можна віднести введення нововведень, які дозволять організації міцно закріпити позиції на ринку і не втратити здатності конкурувати. Все це дозволяє компанії вижити і продовжити повноцінне функціонування незалежно від того, скільки присутній конкурентів.

Розглянути можна розробку проекту реінжинірингу бізнес-процесу на прикладі етапів, які включені в роботу:

1. На першому етапі розробляється образ, якомубуде відповідати організація. Для цього будується якась картина, яка буде включати необхідні напрямки для розвитку діяльності. Все це буде сприяти досягненню поставлених цілей.
2. Проаналізувати роботу існуючої організації. На цьому етапі фахівці проводять дослідження підприємства, на підставі чого будується схема, відповідна роботі на даний момент часу.
3. Процес розробки нової діяльності. В даному випадку будуються нові процеси або піддаються зміни діючі. Завдяки інформаційним системам ці процеси починають тестуватися.
4. Після проходження всіх етапів відбувається впровадження розробленого процесу в роботу підприємства.

Саме на цих етапах повністю будується сутність реінжинірингу бізнес-процесів.

Основні етапи

Будь-який процес і його втілення складаються з етапів. До основних етапів реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести:

1. Глобальне мислення, на підставі якогорозвиваються перспективи в підходах. Провідні менеджери повинні добре орієнтуватися і розбиратися у всіх особливостях, які пов'язані з розвитком підприємства. В процесі роботи потрібно враховувати потреби покупців, переважні боку конкурентів і останні розробки в технології, які можна впровадити в бізнес.
2. Проводити роботу з підготовки організації. Комунікація - головна запорука успіху. Заздалегідь потрібно скласти список завдань і цілей, вирішення яких планується. У тих випадках, якщо ініціатива надходить з боку співробітників, вони повинні заохочуватися.
3. Постійно аналізувати реалізацію процесів. Якщо щось потребує доопрацювання, то до цього варто повернутися, такий підхід дозволить уникнути ряду помилок в роботі. При необхідності можна звертатися до штатних фахівців, які в процесі роботи можуть зіткнутися з проблемами і детально їх описати. Будь-які надходять ідеї повинні записуватися, в подальшому вони можуть стати в нагоді.
4. Визначати рівень ефективності. Контролювати ефективність можна тільки в тому випадку, якщо заздалегідь була передбачена точка відліку.
5. Підійти до процесу творчо. Насамперед варто звернути увагу на потреби потенційних клієнтів. За збором інформації потрібно ретельно стежити, відстежувати джерела, які надали її, при необхідності прискорити процес поширення. При необхідності потрібно делегувати повноваження і контролювати сервіс з обслуговування клієнтів.
6. Зміна діяльності в організації повинно бутизаплановано заздалегідь. Безсумнівно, поліпшення в роботі можуть відбутися за короткий час, але для впровадження знадобиться час. Заздалегідь потрібно скласти план, в якому можна вказати всі бажані показники, саме вони і повинні бути перетворені.
7. Всі процеси повинні аналізуватися і оцінюватися. Обов'язково має бути присутня зворотній зв'язок з співробітниками. Необхідно контролювати всі етапи впровадження та оцінювати ефективність і досягнуті показники.

Таким чином, при використанні ефективних методів в організації можна легко і швидко домогтися поставлених цілей.

Які методи використовуються в роботі?

Для вдосконалення діяльності організацій і підприємств необхідно використовувати певні інструменти. До основних методів реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести:

1. В процесі перетворення бізнесу може трапитисятак, що з'являться непотрібні процеси, від яких потрібно попередньо позбавлятися, щоб не витрачати на це час. До таких процесів можна віднести перевірку і узгодження.
2. В процесі діяльності між процесами можуть траплятися розриви, які також необхідно своєчасно виявити і усунути.
3. Вся робота по реорганізації повинна обійтися вмінімальна кількість витрачених ресурсів. Наприклад, якщо необхідно вирішити кілька завдань, то найкраще їх згрупувати і доручити виконання одному співробітнику. Такий метод дозволяє зменшувати не тільки витрати, але і кількість співробітників, які залучені в бізнес-процес.
4. Деякі процеси можна передавати на виконання співробітникам сторонніх організацій і компаній.
5. В процесі діяльності можна зіткнутися зі складними завданнями. Кожен такий процес повинен включати кілька варіантів для вирішення. Це дозволить мати вибір і підібрати найоптимальніший варіант.
6. Час циклу можна зменшити, якщо виконувати кілька етапів в одному місці і одночасно. Це може дозволити скоротити витрати на транспортування.
7. Об'єднувати декілька завдань. Якщо рішення задач лягає на плечі співробітників, то їх можна зібрати в один підрозділ і надати можливість виконати не окреме завдання, а цілий процес.
8. Максимально спростити роботу. У більшості випадків співробітники в організації мають обмеження по робочому часу, відсутні належні навички, а часу на навчання немає. У такі моменти необхідно максимально спростити роботу, яка буде гранично чіткою і ясною для будь-кого.

Згодом, коли співробітники особисто будуть виконувати поставлені перед ними цілі і вирішувати завдання, вони почнуть набиратися досвіду, завдяки чому в подальшому їм можна буде доручати процеси складніше.

У чому полягають принципи роботи?

До основних принципів реінжинірингу бізнес-процесів можна віднести:

1. Кілька видів робіт об'єднують в одну. Під час функціонування підприємства основний час співробітники витрачають не на вирішення завдань, а на узгодження і взаємодія. В такому разі не тільки витрачається зайвий час, але і збільшуються витрати. Для скорочення цих показників доцільно проводити об'єднання.
2. Рішення залишається за виконавцем. Особа, яка є довіреною для виконання роботи, може особисто приймати рішення щодо того завдання, яке виконує він. Це дозволить уникнути витрати часу і гальмування всіх процесів при зверненні до керівника.
3. Всі роботи повинні виконуватися із суворим дотриманням порядку.
4. Виконання роботи здійснюється там, де ценеобхідно. Функції розподіляються залежно від робочого процесу, а не від обов'язків. Наприклад, якщо співробітнику легше і краще придбати необхідне для роботи самостійно, то краще це довірити йому, а не особі, в чиї обов'язки це повинно входити.
5. Будь-який процес має на увазі кілька варіантів для виконання. Реалізація процесу здійснюється в залежності від ситуацій.
6. Зменшити роботи на перевірку і контроль, так як все це вабить не тільки додатковий час, але і непередбачені витрати.
7. Зменшувати частку погоджень - це не несе витрат, але уповільнює всі процеси.
8. Як відповідальної особи можна призначати менеджера, за яким закріплено обов'язок щодо виконання поставленого завдання.

Якщо звернутися до оцінки експертів, то можна зрозуміти, що практично 50% проектів терплять невдачі. Для запобігання цьому необхідно відповідально підходити до роботи і виконувати її якісно.

Які цілі присутні в роботі?

До числа основних цілей реінжинірингу бізнес-процесів відносяться:

1. Не тільки підвищити рівень здатностіконкурувати з іншими компаніям, що надають такий же спектр товарів і послуг, але і збільшити рентабельність бізнесу. Робити такий крок просто необхідно, якщо організація знаходиться на межі банкрутства і подальшої ліквідації.
2. Запобігти можливим проблемам, які можутьз'явитися з часом. Наприклад, якщо діяльність організації досить успішна, то з появою нових гравців на ринку може збільшитися конкуренція. Це може привести до підвищення якості виробленого товару, зниження вартості. Для цього повинні бути своєчасно розроблені необхідні процеси.
3. Допомога в запобіганні втрати позиції на ринкутоварів і послуг. Це може відноситися до лідируючих організаціям, які намагаються вийти на новий рівень і не задовольняються хорошою роботою. У процесі проведених робіт відбувається поліпшення показників, і власник бізнесу може не турбуватися, що втратить лідируючу позицію.

У чому полягає поняття реінжинірингу?

Результат виконаної роботи визначаєтьсяефективністю мотиваційних систем та технології реінжинірингу бізнес-процесу. Основною особливістю рішення і реалізації процесів є те, що в роботі співробітники, які виконують делеговані повноваження, мають можливість самостійно приймати рішення в рамках своїх обов'язків. Це сприяє поліпшенню і підвищенню ефективності роботи як самого підприємства, так і співробітників.

Реінжиніринг грунтується на використаннірадикальних заходів, робота виконується один раз, але при цьому охоплення має широкий. Поняття реінжинірингу бізнес-процесів лягає між менеджментом та інформаційними технологіями, що сприяє створенню додаткових інструментів для підтримки. Для закріплення запровадженого процесу потрібне використання нових інформаційних систем і інструкцій, які будуть поширюватися на штатних співробітників. У деяких випадках знадобиться підвищення кваліфікації працівників і їх подальше навчання.

Які зміни можуть виникнути в роботі?

Сучасний світ, в якому підприємці здійснюють свою роботу, суттєво змінився за останні кілька років. безсумнівно, зміни реінжинірингу бізнес-процесів також торкнулися:

1. На даний момент споживачі стали самостійноздійснювати контроль над ринком, взяли цю справу в свої руки. Зараз будь-яка людина має достатньо знань і уявлень про те, як повинен виглядати товар і які функції виконувати, а відповідно, визначає і вартість цього товару, суму, яку він може витратити і залишитися не розчарованим. А найголовніше - покупець має можливість вибору.
2. Споживачі формують очікування, які відносятьсядо конкретного товару. Незалежно від того, вийшов він тільки що на ринок або це старий товар, який піддався деяким змінам. Товари будуть затребувані тільки в тому випадку, якщо вони здатні задовольнити очікування і потреби.
3. На даний момент суттєвих змінпіддалися продуктивні технології, а особливо - інформаційні, які мають можливість застосовувати метод для передачі необхідної інформації споживачам.

Незважаючи на зміни, що відбулися, залишаються організації та підприємства, які до сих пір все так же використовують старі методи для розробки і впровадження ідей управління діяльністю.

впровадження проектів

Впровадження проектів можна розглянути наочно на прикладі реінжинірингу бізнес-процесу компанії, яка є найбільшим оператором стільникового зв'язку на території Росії, а саме «Ростелекома».

Керівний склад уклав договір на наданняпослуг з однією з компаній ще в 2003 році, і оптимізація управлінських процесів триває до сьогоднішнього дня. Як приклад можна розглянути конкретний етап, який завершився ще в 2005 році і функціонує досі. До числа головних розробок можна віднести побудовану модель, яка дозволяє здійснювати процес розрахунку послуг за використання зв'язку.

За словами Вадима Ізотова, який є заступником генерального директора, можна зрозуміти, що розроблена модель дозволила підійти до впровадження нової білінгової системи.

Що може впливати

На реінжиніринг бізнес-процесів організації може впливати ряд факторів:

1. Мотивування працівників. Для ефективного здійснення проекту необхідно вводити мотивацію, яка буде зрозуміла всім, а також документально зафіксована. Керівник організації повинен чітко розуміти, що використовуються заходи приведуть до успіху і що вся побудована діяльність буде кардинально змінена. Для забезпечення успіху власник бізнесу повинен усвідомлювати, що реінжиніринг бізнес-процесу організації є необхідним заходом, і надати всі необхідні умови для його подальшого здійснення.

2. Керівний склад. Реалізація будь-яких проектів повинна здійснюватися під наглядом керівного складу. У свою чергу, він є авторитетом серед підлеглих і несе повну відповідальність за проведену роботу. Для досягнення бажаних результатів управлятися реінжиніринг бізнес-процесу повинен грамотно, чітко, твердо, вміло. Бізнесмен повинен чітко розуміти, що в процесі можуть виникнути деякі проблеми, так як організація буде повністю піддана реорганізації. Він повинен встояти і не вдатися до використання старих методів. Керівник зобов'язаний вжити всіх заходів, щоб запланований проект дійшов до кінця і згодом був впроваджений.

3. Штат співробітників. В команду по реінжинірингу бізнес-процесів управління повинні входити штатні співробітники, які попередньо будуть наділені відповідними повноваженнями. Вони повинні мати чітке уявлення, для чого необхідні зміни і що перешкоджає ефективному виконанню роботи всередині компанії. Співробітник повинен відповідати даним йому повноважень і грамотно виконувати свої обов'язки.

Як показує практика, співробітникам нижчоголанки набагато простіше пояснити, навіщо потрібно використовувати нововведення і перебудовувати роботу всього підприємства. Співробітникам, які входять до складу менеджерів, донести цю ідею набагато складніше, тому що вони не розуміють, що їм дасть нове виробництво. Дослідники в Америці виділили три групи, до яких можуть відноситися менеджери:

• Тигр - молодий співробітник, який тільки почав будувати свою кар'єру. Він має бажання брати участь в проекті, має ентузіазмом, чітко виконує поставлені перед ним завдання, не приносить шкоди.
• Осел - фахівець, який працює в компаніїдосить давно і досяг піку на кар'єрних сходах. Він хоче стабільності в роботі, спокою. Абсолютно не розуміє, для чого необхідний реінжиніринг бізнес-процесів підприємства. До таких співробітникам потрібно ставитися уважно, так як вони можуть зашкодити реалізації проекту.
• Акула - фахівці, які займаютьсярозробкою управлінських процедур та інструкцій, що дозволяє управляти рядом операцій в межах організації. Такі співробітники часто мають вплив в організації. До них потрібно ставитися з побоюванням, так як вони можуть викликати великі труднощі і проблеми, якщо почнуть саботувати зміни в житті підприємства.

4. Комунікативні навички. У тому випадку, якщо перед співробітниками потрібно поставити нове завдання, то вона повинна бути заздалегідь сформульована гранично чітко. Донести її потрібно зрозумілим для кожного мовою. Успіх в ефективності реінжинірингу бізнес-процесів підприємств буде повністю залежати від того, наскільки ясно співробітники розуміють свого керівника. Саме це дозволить досягти бажаних цілей і результатів.

5. Розмір бюджету. Проведення реінжинірингу бізнес-процесу має на увазі, що в реалізацію і впровадження потрібно вкласти певну суму коштів. Особливу увагу цьому пункту варто приділити в тому випадку, якщо планується залучати інформаційні технології до роботи. Найчастіше керівники організацій висловлюють припущення, що реінжиніринг реалізується за рахунок самофінансування, що на ділі зовсім не так. Подбати про розмір бюджету, який може бути витрачений на проведення всіх робіт, потрібно заздалегідь.

6. Технологічна підтримка. Для ефективного проведення робіт по реалізації та впровадження проекту реінжинірингу бізнес-процесів потрібна підтримка, яка повністю відповідає обраним методам і інструментам. У більшості випадків включається побудова інформаційної системи, яка здатна підтримувати новий бізнес.

Починати підготовчі роботи слід заздалегідь. Так як в більшості випадків неможливо за короткий термін сформувати стиль у стосунках із штатними співробітниками і в колективі в цілому.