Як написати діловий лист: правила і рекомендації
Невід'ємним атрибутом будь-якого бізнесу єДілова переписка. Співробітники кожного підприємства спілкуються з колегами і клієнтами, з постачальниками і споживачами. Загалом, в щоденний розпорядок будь-якого офісу неодмінно входить участь в листуванні.
Незважаючи на те, що щодня більшість найманихспівробітників на підприємствах і в організаціях відправляють і отримують численні повідомлення, далеко не всі дотримуються встановлених норм і правил при їх створенні. Виявляється, грамотно і правильно написати діловий лист не так вже й просто. Існує цілий ряд вимог і шаблонів, що застосовуються в світі і що відносяться до документообігу. У них входять правила написання ділового листа, а також основні моменти, що стосуються оформлення.
Починати послання слід з адресата. Якщо воно призначене для співробітника сторонньої організації, слід неодмінно вказати її найменування, посада отримувача, а також його ПІБ. У разі, коли документ залишається всередині компанії, досить прізвища з ініціалами (можна додати і займану посаду).
Перед тим як почати складати текст, потрібнообміркувати його структуру, позначити основні тези і цілі написання. У такому випадку процес написання набагато спроститься. Закінчувати лист слід підписом, в якій вказують не просто прізвище відправника, а й посаду, а також найменування підприємства, яке він представляє.
При відправці пропозиції потенційному клієнту або партнеру в кінці потрібно неодмінно висловити подяку за співпрацю і надію на подальшу спільну роботу.
Крім правил, використовуваних в діловому листуванні,існують також рекомендації. Наприклад, будь-який документ, адресований конкретній особі, слід починати словами «шановний» із зазначенням ПІБ повністю, а не ініціалами. Не потрібно використовувати скорочення в листах, наприклад, писати «ув.» Або скорочувати посаду адресата, його місце роботи.
В цілому ж від того, як буде складено документі як оформлений, багато в чому залежить досягнення поставленого завдання. Так що ні в якому разі не варто недооцінювати важливість ділового етикету при спілкуванні.