Приклад розрахунку бюджету руху грошових коштів

фінанси

Розглянемо основний документ для веденнязвітності на підприємстві - бюджет руху грошових коштів. Для побудови роботи компанії необхідно три основні звіту: БДР, БРГК і ББЛ. Ці три фінансових документа здатні організувати грамотне управління на будь-якому підприємстві. У кожного з них свої цілі, завдання, форми і свої особливості заповнення, необхідні для вивчення і розуміння при впровадженні процесу бюджетування. Компаніям, які не мають в штаті грамотних і досвідчених фінансистів, бухгалтерів і зазнають труднощі з формуванням звітності, краще користуватися інноваційними системами побудови бюджетів на базі прикладних програм. Це допоможе їм уникнути численних помилок і оптимізувати баланс підприємства.

Правила життя і бізнесу

Будь-яка сім'я (домогосподарство), що складається навіть здвох членів, або будь-яка організація в штаті, якій всього декількох співробітників, становить, коригує і стежить за виконанням свого власного бюджету руху грошових коштів. Це основа бюджетування. Сам же процес формування бюджету починається, як правило, з бюджету доходів і витрат (БДР).

Головна мета планування доходів і витрат - не допустити перевищення одних над іншими, інакше у юридичної або фізичної особи настане криза ліквідності (платоспроможності).

звітні форми

Контроль витрат і доходів підприємства передбачає складання наступних документів:

БДР. Він аналогічний звіту про прибутки і збитки.
БДДС. Звіт, що нагадує бухгалтерську форму про рух коштів в грошовому вираженні.

Така звітність дає власникам бізнесу стовідсоткове розуміння поточного стану підприємства і можливості його розвитку.

Основою для складання першого звіту служать:

Акти прийому-передачі активів.
Документи, що відображають надходження і витрати компанії.

Базою для складання бюджету руху грошових коштів:

Прибуткові та видаткові ордери.
Розшифровки операцій по банківських рахунках.

БДР і БРГК

Розробка бюджету руху грошових коштівведеться для розподілу потоків фінансів. Він показує роботу організації, що ведеться в грошовій формі, і відстежує операції по всіх банківських депозитах. Інакше кажучи, це план руху готівки в касі підприємства і засобів на розрахункових рахунках в кредитних установах, що відображає всі надходження і списання грошей. Основне завдання бюджету - захистити підприємство від неможливості здійснення діяльності через відсутність ресурсів.

БДР розробляється для прогнозування прибутку, відображає всі дані про собівартість виробленої продукції і отриманої виручки і включає наступні фінансові показники:

доходи;
витрати;
фінансовий результат (прибуток).

мета БДР

Прогнозний бюджет руху грошових коштів призначений для вирішення наступних завдань:

Управління ліквідністю та платоспроможністюкомпанії (забезпечення своєчасної оплати всіх майбутніх витрат). Недопущення дефіциту фінансових ресурсів, з одного боку, і надлишку грошової маси, з іншого боку. Вільні кошти не повинні накопичуватися тривалий час на рахунках і в касі.
Підвищення платіжної дисципліни (висновокадміністративно-господарських договорів на вигідних умовах). Здійснення, наприклад, авансових платежів за контрактами поставки товарів і надання послуг призводить до нераціонального розподілу грошової маси і збільшення заборгованості контрагентів перед підприємством.

Використання БДСС дозволяє відповісти на часто виникає питання власників компанії про наявність прибутку і відсутності вільних грошей одночасно.

Основа складання БРГК

Аналіз бюджету руху грошових коштів передбачає оцінку трьох видів діяльності підприємства:

Операційна діяльність. Цей вид створює надходження і витрачання ресурсів шляхом виробництва і продажу товарів і послуг та інших супутніх операцій, пов'язаних з рухом грошей. Консолідація потоків ресурсів по головній діяльності йде шляхом збору інформації з графіків надходжень від продажів, закупівель ресурсів, виплат податків. При розробці графіків можуть застосовуватися коефіцієнти перерахунку в часі, що визначають оплату за періодами. При формуванні потоку ресурсів за основним місцем роботи підприємства дуже важливо проконтролювати, щоб він був більше нуля. В окремі часові відрізки виплати і зобов'язання можуть перевищувати доходи. Якщо ж це відбувається регулярно, значить є складнощі у функціонуванні компанії, так як вона регулярно відволікає зароблені кошти. Якщо потік по діяльності весь час менше нуля, то це ще не означає, що основний напрямок роботи збитково. Компанія може щомісяця мати позитивний фінансовий результат, але за рахунок стрімкого зростання заборгованості клієнтів або нераціональних товарних запасів, відбувається відволікання коштів на регулярній основі і виникає проблема з поточною платоспроможністю підприємства.
Інвестиційна діяльність. Вона пов'язана з покупкою або продажем активів, не залучених до основної діяльності, за рахунок вільних ресурсів. Мета інвестування - досягнення позитивного фінансового результату або корисного ефекту. Фінансові потоки по даній діяльності консолідуються на основі бюджетів розвитку і графіка надходжень виплат по внереализационной роботі (доходах і видатках).
Фінансова діяльність. Роботи, що призводять до змін основного капіталу підприємства. Це залучення і повернення позикових коштів, необхідних підприємству для розвитку інноваційних напрямків виробництва. Планування потоку по фінансовій роботі починається після того, як буде сплановано рух по іншим видам діяльності і стане відомий надлишок або дефіцит ресурсів.

Розподіл роботи компанії на види допомагаєоцінити вплив кожного з трьох напрямків окремо на фінансовий результат і розмір капіталу компанії, що знаходиться в її розпорядженні. Грамотно прорахований бюджет руху грошових коштів компанії забезпечує постійну наявність грошей, необхідних для роботи компанії. БДДС підказує, як, коли і в якому розмірі задіяти в обороті надлишок ресурсів підприємства. Головне правило бізнесу полягає в тому, щоб вільні ресурси не залишалися без діла ні на секунду на банківських рахунках, а постійно працювали і приносили додатковий прибуток компанії.

Метод "по прямій" для БДДС

Існують різні шляхи складання бюджету руху грошових коштів. Прикладом можуть бути:

прямий;
непрямий.

При складанні бюджету прямим способом потокигрошових коштів використовуються за статтями доходів і витрат. При використанні непрямого методом потоки ресурсів розраховуються по зменшенню або збільшенню статей бюджету підприємства по балансовому листу.

При прямому методі грошові потоки в звіті прийнято розділяти на три фінансових сектора: від основної, фінансової та інвестиційної діяльності. Для безперебійного функціонування компанії:

У перспективі на довгі періоди грошовий потік від інвестування вільних коштів повинен бути менше нуля, тому що компанії потрібно розвиватися, нарощувати оборотні активи.
Сальдо від фінансової діяльності може бутинепозитивним тривалий час. Компанія встигне скористатися і повернути позикові кошти, потік по цих позиціях буде нульовий. При цьому відсотки за позикою відносяться або до основної діяльності (поповнення оборотних активів), або до інвестиційної роботі (придбання основних активів).
Потік грошових ресурсів з фінансової таінвестиційної діяльності (виплата дивідендів) може бути менше нуля. В цьому випадку сальдо по основній роботі повинно бути позитивним і покривати всі негативні результати по іншим видам роботи.

Якщо у компанії грошовий потік по основнійдіяльності менше нуля протягом довгого періоду часу, це означає, що вона відчуває грошові непереборні труднощі. Адже бізнес повинен мати позитивний потік фінансових коштів і результат. В окремі періоди сальдо по основній діяльності може бути менше нуля. Подібна ситуація не може бути постійною на протязі декількох звітних відрізків часу для успішного бізнесу.

Метод "непрямий" для БДДС

Бюджет руху грошових коштів шляхом непрямогорозрахунку застосовується для визначення взаємної залежності між фінансовими потоками, результатами і змінами положення компанії. З БДР беруться статті по нерозподіленого прибутку, дивідендів і амортизаційних відрахувань. Інші відомості про зменшення або збільшення статей активів і пасивів для складання непрямим методом береться з ББЛ, тому бюджет звіту про рух грошових коштів називають зведеним документом, що демонструє зміну операційного положення, що відбивається в балансі компанії.

БДДС може формуватися непрямим методом і приплануванні на довгострокову перспективу. При складанні плану можна застосовувати просту модель, що складається з трьох бюджетів, тобто в цій моделі не використовується схема об'єднання бюджетів. При плануванні на перспективу це можна дозволити, так як складання кількох операційних бюджетів на тривалий період не дасть необхідної точності. Застосування простий операційної схеми шляхом розрахунку непрямим методом складання БРГК дуже спростить розрахункові обчислення. Результат буде отриманий швидко, і не зажадає трудових витрат.

Для контролю виконання бюджету руху грошовихкоштів підприємства в режимі реального часу зручно формувати його і в розрізі центрів операційних витрат, що ініціюють платежі за статтями БДСС. При цьому необхідно строго встановлювати ліміти для кожного підрозділу.

Етапи складання БРГК

Формування бюджетів руху грошових коштів складається з декількох кроків:

Визначення мінімально допустимого грошового залишку на підприємстві (кінцеве сальдо). Цей показник визначає специфіку діяльності компанії, ймовірність настання непередбачених ситуацій.
Формування дохідної частини, грунтуючись назведеному плані продажів, надходжень від вкладень. Є два можливих шляхи визначення доходів компанії: "знизу вгору" (плани доходів від відділів зводяться в загальний звід) і "зверху вниз" (централізований план розподіляється і доводиться до відділів).
Складання видаткової частини на базі прямих витрат(Оплата праці працівників, сировини, накладних, виробничих, загальногосподарських витрат), витрат на інвестиції та інших фінансових зобов'язань по оплаті позик, відсотків і дивідендів.
Формування чистого грошового потоку (кеш). Грошовий потік демонструє різницю між негативним і позитивним балансом за проміжок часу. Показник характеризує поточний стан фінансів на підприємстві та визначає можливості його розвитку. Якщо витрати перевищують доходи, то виникає ситуація касового розриву (нестача грошей в режимі реального часу) на підприємстві. Підсумкове сальдо при цьому стає негативним. У таких випадках вживають заходів щодо усунення мінуса шляхом скорочення витрат або використання резервних джерел для подальшого ведення бізнесу.
Коригування та затвердження блоків бюджету руху грошових коштів. Затверджений звіт - офіційний документ для всього персоналу.

контроль виконання

Бюджет руху грошових коштів в організаціїповинен не тільки бути ретельно продуманий під час формування, а й підлягає неухильному виконанню і оперативного корегування у випадках необхідності. Для цього необхідно:

Дисциплінувати персонал у фінансовій секторіпідприємства. Операційний контроль на щоденній основі - запорука коректного розподілу активів підприємства. Якщо керівники та співробітники будуть грамотно виконувати бюджет компанії, це в кінцевому рахунку призведе до недопущення настання касових розривів.
Користуватися послугами компаній,спеціалізуються на операційному управлінні. Якщо керівництво компанії сумнівається у власних професійних ресурсах, то необхідно запросити експертів. При цьому обслуговування на постійній основі буде вигідніше, ніж разова консультація сторонніх фахівців.
Використовуйте інноваційні системи побудовибюджетів за допомогою програмних продуктів. Сучасні програми представляють собою сучасні конструктори і генератори звітів, які здійснюють складання бюджету руху грошових коштів будь-якого необхідного рівня.

Правила успішного бюджетування

Бюджетування - основа благополуччя компанії, її стабільного, що приносить прибуток розвитку. Для її міцності необхідно:

Точність при складанні БРГК. Фінансовим спеціалістам потрібно досягти максимальної визначеності і точності в витратах і особливо в парафіях грошових коштів. Це вкрай важливо, якщо підприємство має проблеми з ліквідністю (нестачею ресурсів для операційної діяльності).
Оперативне коректування звіту. Якщо аналіз план-факт на щомісячній основі не виявляє істотних числових відхилень, то внесення змін до бюджету не потрібно. Аналіз же потрібно проводити регулярно, як цього вимагає затверджений регламент бюджетування.
Складання платіжного календаря на основі БДДС. Календар платежів деталізує бюджет руху грошових коштів прикладами по дрібніших періодам. Інструмент розробляється для щоденного управління фінансовими потоками. Без календаря платежів неможливо грамотне оперативне управління потоками фінансів, що дозволяють забезпечити і виконати БДДС. Платіжний інструмент може складатися щомісяця з потижневої деталізацією або навіть з розбивкою по днях, може коригуватися щотижня або в міру необхідності.
Конфіденційність звіту. Бюджет руху грошових коштів включає інформацію про економічні схемах, що використовуються в компанії, надходження і виплати, відомих тільки власникам бізнесу. У БДР і ББЛ подібні моменти не виділяються. Немає необхідності турбуватися про збереження секретності цієї інформації в цих звітах. Виходячи з вищесказаного, операційний директор, який стверджує БДДС, і фахівці, що становлять звіт, несуть персональну відповідальність за конфіденційність БДДС.

БДДС в Excel

План надходжень і витрат складається, виходячи з цілей, організаційної структури компанії, затвердженої облікової політики, схеми доходів і витрат та інших особливостей діяльності.

Бюджет руху грошових коштів в Excel створюється за допомогою форм у форматі цього додатка. Звіти зв'язуються за допомогою розрахункових формул і макросів. Форми звітних форм можуть бути наступними:

З об'єднаними статтями бюджету руху грошових коштів або більш деталізованими показниками.
Розбитими на довгострокові періоди (наприклад, річний звіт по кварталах) або на більш стислі часові відрізки (щомісячний бюджет з потижневої розбивкою).

Вид залежить від потреби керуючого менеджменту компанії в конкретному виді бюджету руху грошових коштів.

Приклад в Excel:

БДДС	Період (квартал)
показник	1	2	3	4
Остаточний баланс на початок періоду
Надходження грошей
Виручка від продажів товарів
Отримані аванси від покупців
Виплати (відрахування)
Витрати на зарплату
загальновиробничі витрати
комерційні відрахування
Керуючі витрати
Податок на прибуток
ЧДДС по основній роботі
Інвестування коштів
Фінансова діяльність
Отримання кредитів, позик
Погашення кредитів, в тому числі відсотків за ним
ЧДДС з фінансової роботи
Остаточний баланс на кінець періоду

Бюджетування в Excel - процес трудомісткий. необхідно:

зібрати всі функціональні склепіння;
прописати макроси для достовірного відображення зведених результатів.

Приклад бюджетування на базі платформи Excel має величезне число мінусів:

У режимі реального часу зі звітом може працювати тільки один фахівець фінансового відділу.
Неможливість узгодження функціональних бюджетів підприємства.
Немає обмеження доступу до інформації певних осіб.
Складність об'єднання звітів.

Якщо уявити собі підприємство, що маєхолдингову структуру і філіальну мережу, то можна уявити, як ускладнитися складання бюджетів в Excel. Таким чином, процес побудови звітів в Excel є не найкращим вибором для великої компанії. Вихід з такої ситуації багато власників бізнесу бачать в придбання або розробці власних спеціальних програмних продуктів для планування.

В сучасних програмних продуктах є додатки, що дозволяють:

фінансовим спеціалістам самостійно налаштовувати структуру звітів, їх взаємозв'язку для отримання фактичних розрахункових даних;
взаємодіяти із зовнішніми обліковими системами;
отримувати можливість використовувати зовнішні показники як для розрахунків власних показників або формування звітів, так і для занесення фактичних даних на регістрах бюджетування.

Інтерфейси сучасних програм дозволяють ефективно вибудовувати бізнес-процеси на всіх етапах діяльності компанії:

розробка системи бюджетування на підприємстві;
узгодження звітів на всіх етапах і їх оперативних коригувань;
відображення фактичних даних за статтями планування згідно класифікаторів витрат і доходів;
контроль за виконанням бюджетів усіх рівнів;
план-факт аналіз даних за допомогою сучасних інструментів формування звітності;
прийняття управлінських рішень власниками бізнесу щодо розвитку напрямків діяльності.